Aufbau einer Prozessmanagementabteilung
- Branche: Lebensmittelhandel
- Kunde: Führender europäischer LEH-Großflächenhändler
- Projektdauer: 2,5 Monate
Problemstellung
- Unser Kunde hatte in der Vergangenheit keine
Abteilung für Prozessmanagement und stand damit vor einer Vielzahl von Herausforderungen, wie z.B. historisch gewachsenen, ineffizienten Abläufen - Darüber hinaus gab es kaum Prozessdokumentationen und damit keine Transparenz über kritische Prozesse im Unternehmen
- Ebenso existierten keine strukturierten Prozesskontrollen und damit Intransparenz über bestehende Ineffizienzen und Optimierungspotenziale in den Prozessen
- Aufgrund der fehlenden Definition von Prozessverantwortlichkeiten gab es keine Entscheidungsstrukturen für Prozessoptimierungen
Die neue Geschäftsführung des Kunden entschied vor diesem Hintergrund, eine Prozessmanagementabteilung aufzubauen. Jedoch hatte die damit betraute Führungskraft kaum Erfahrung im Prozessmanagement und benötigte daher externe Unterstützung.
Unser Beitrag
- Begleitung der neuen Abteilungsführung bei der strukturierten Aufnahme der Anforderungen aller Stakeholder an die neue Abteilung
- Erfassung und Bewertung des Status quo in Workshops
- Bereitstellung von Best Practices für Prozessmanagement im Handel
- Definition eines Zielbildes für das zukünftige Prozessmanagement in Abstimmung mit allen betroffenen Stakeholdern
- Rollendefinition für die zukünftigen Prozessmanager
- Definition der Grundstruktur für ein unternehmensweites Prozessmodell
- Bereitstellung von Templates für unterschiedliche Artefakte von Prozessdokumentationen
- Durchführung einer Vorauswahl für das zukünftig vom Prozessmanagement genutzte BPMN-Tool
- Initiale Schulung der Mitarbeiter der neuen Abteilung, um sie mit grundlegenden Methoden und den erarbeiteten Templates vertraut zu machen
Kundennutzen
- Mit allen Stakeholdern abgestimmtes klares Zielbilds für die neue Prozessmanagementabteilung
- Aufgaben und Prozessdefinitionen
- Organisationsstruktur
- Leitplanken für die Arbeitskultur der neuen Abteilung
- Grundlegende Governance für Prozessmanagement (z.B. Abgrenzung Verantwortlichkeiten zwischen Fach-, IT- und Prozessmanagementabteilung)
- Shortlist von drei möglichen Softwaretools als Grundlage, um den Softwareauswahlprozess nach einer kurzen Testphase abzuschließen
- Grundstruktur für Prozessmodell auf Ebene 1 und 2 mit 26 funktionalen Prozessbereichen und 12-End-to-End-Prozessen
- Schulung der ersten acht Mitarbeiter der neuen Prozessmanagementabteilung