Mit Safaric Consulting strategische Projekte zum Erfolg führen
Für Handels- und Konsumgüterunternehmen sind große Transformationsprogramme heute keine Ausnahme mehr, sondern strategische Notwendigkeit: Digitalisierung, neue Systemlandschaften und strukturelle Veränderungen machen die Fähigkeit, komplexe Projekte effektiv zu steuern, zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Dabei gibt es kein Standardvorgehen, das zu allen Projekten passt. Unsere Erfahrung zeigt, dass ein zielgerichtetes Projektmangement auf das jeweilige Vorhaben abgestimmt werden muss.
Im Projektmanagement sind dabei vier Perspektiven zu berücksichtigen. Die fachliche und methodische Dimension sind meist präsent, die kulturelle und politische Perspektive werden jedoch häufig vernachlässigt. Genau hier setzt der von Safaric Consulting entwickelte Ansatz der „verflixten Säulen” des Projektmanagements an, der alle vier Dimensionen ganzheitlich adressiert. Wir unterstützen Sie dabei die Bausteine der Säulen für Ihr jeweiliges Projekt richtig anzuwenden, um so einen reibungslosen Verlauf Ihrer Vorhaben sicherzustellen.
Vier Perspekiven des Projektmanagements
Fachliche Perspektive
- In den meisten Projekten ist zwar viel internes Wissen über das eigene Unternehmen vorhanden, jedoch fehlt häufig der Blick über die eigene Organisation hinaus.
- Wir helfen Ihnen, dieses Wissen zu strukturieren und ergänzen es mit unserem Expertenwissen aus vergleichbaren Projekten sowie den daraus abgeleiteten Best-Practice-Ansätzen.
Methodische Perspektive
- Das richtige Vorgehen ist in vielen Projekten der Schlüssel zum Erfolg. Je nach Kontext unterscheiden wir zwischen traditionellen Modellen wie Wasserfall oder V-Modell, agilen Ansätzen wie SCRUM oder KANBAN sowie hybriden Vorgehensweisen.
- Wir stellen sicher, dass das passende Modell in Ihrem Projekt verankert wird, und unterstützen Sie bei Bedarf auch beim Einsatz unterschiedlicher Vorgehensmodelle in parallelen Teilprojekten oder bei der Einführung eines Scaled Agile Frameworks (SAFe) in besonders komplexen Projekten.
Politische Perspektive
- Die politische Dimension von Transformationsprojekten wird häufig unterschätzt, obwohl sie über Akzeptanz und Durchsetzungskraft eines Vorhabens entscheidet.
- Wir unterstützen Sie bei der Durchführung einer Stakeholderanalyse, dem Aufsetzen geeigneter Entscheidungsgremien und strukturierter Eskalationsmechanismen. Bei großen Projekten mit öffentlichem Interesse kann darüber hinaus ein gezieltes Projektmarketing helfen, politischen Widerständen frühzeitig entgegenzuwirken.
Kulturelle Perspektive
- Ein nachhaltiger kultureller Wandel gelingt nur, wenn die Organisation die Transformation aktiv mitträgt. Ein dauerhaftes, aber wohldosiertes Change Management ist dafür der entscheidende Hebel.
- Wir begleiten Sie dabei von der Durchführung eines Kultur-Workshops über die Erarbeitung von Schulungskonzepten bis zur Erstellung und Umsetzung von Kommunikationsplänen, und helfen Ihnen, eine tragfähige Projektkultur als Grundlage für das Zusammenspiel von Projekt- und Linienorganisation zu etablieren.
Die verflixten Säulen des Projektmanagements
Zwischen den einzelnen Perspektiven bestehen eine Vielzahl von Wechselwirkungen und Abhängigkeiten. Jeder Projektleiter braucht daher eine Struktur, die ihn unterstützt, alle vier Perspektiven mit Hilfe konkreter Maßnahmen und Instrumente zu adressieren. Ausgehend von unserer langjährigen Erfahrung in den Bereichen Großprojektmanagement und Business Transformation haben wir dazu die Struktur der „Säulen des Projektmanagements“ entwickelt.
Das Fundament bildet der Projektauftrag. Die darauf aufbauenden sechs Säulen sind dabei flexibel gedacht: Nicht jedes Projekt benötigt alle Bausteine, und ihre Ausprägung variiert je nach Thema, Innovationsgrad, Komplexität sowie Größe und Laufzeit des Vorhabens. Wir helfen Ihnen, die relevanten Säulen für Ihr spezifisches Projekt zu identifizieren und individuell auszugestalten, damit das Framework seinen vollen Wirkungsgrad entfaltet.
Jedes Projekt benötigt einen Projektauftrag mit klaren und messbaren Zielen sowie einem konkreten Zieltermin sowie ein Budget, an denen sich sämtliche Planungen und Organisationen orientieren. Der sich aus Auftrag und Zielen ergebende Projektumfang muss fixiert und bei Veränderungen bewusst gemanaged werden. Dabei sollte die Balance zwischen Umfang und der im Projektalltag notwendigen Agilität, die nicht unter einem langwierigen Change-Request-Prozess leiden darf, bewahrt werden. Ein klarer und stabiler Projektauftrag ist eine wesentliche Grundlage für den Projekterfolg und gleichzeitig Referenzpunkt für sämtliche Projektaktivitäten. Alle weiteren Säulen sollten sich dementsprechend nach ihm ausrichten. Damit ist er das tragende Element des Projektmanagements.
Auf dem Fundament des Projektauftrags erfolgt die Projektsteuerung: Projekte müssen strukturiert und vorausschauend geplant werden. Dabei muss abhängig vom Projektauftrag und der Unternehmenskultur das richtige Vorgehen festgelegt werden. Entlang der Projektplanung muss eine Fortschrittskontrolle unter Berücksichtigung der projektinternen und -externen Abhängigkeiten sowie Risiken durchgeführt werden.
Eine klare Projektgovernance sichert die Zusammenarbeit vom Vorstand als Projektsponsor über Projekt- und Teilprojektleiter bis hin zu Sachbearbeitern als Projektmitgliedern. Dazu gehört, dass die Verantwortlichkeiten und Aufgaben der einzelnen Projektrollen, die Organisationsstruktur und Gremien sowie Entscheidungs- und Eskalationsprozesse definiert sind. Die richtige Projektgovernance ist ein elementarer Hebel für effiziente Projektarbeit.
Zur Umsetzung des Projektauftrags stehen personelle und finanzielle Ressourcen in begrenztem Umfang zur Verfügung. Im Projektmanagement ist eine effiziente Nutzung dieser Projektressourcen entscheidend. Bezüglich der Ressourcenplanung ist es die Aufgabe der Projektleitung, die verfügbaren internen Mitarbeiter, das bereitgestellte Budget sowie die eingebundenen externen Partner und Dienstleister effizient und effektiv einzusetzen. Dies erfordert insbesondere bei Projekten mit einer langen Laufzeit und der damit verbundenen stetigen Veränderung der eingebundenen Personen ein dediziertes Wissensmanagement innerhalb des Projektteams.
Trotz des im Projektgeschäft üblichen Zeitdrucks und der meist knappen Ressourcen, wird von der Projektleitung eine hohe Qualität der entwickelten Lösungen und der erzielten Ergebnisse erwartet. Es ist daher festzulegen, wie die Qualität kontrolliert (z.B. in Business-IT-Transformation-Projekten durch ein Testmanagement) und die Zielerreichung gemessen bzw. die Projekterfolgskontrolle durchgeführt werden. Wesentlicher Garant für eine hohe Ergebnisqualität ist es, alle Entscheidungen mit Blick auf eine schlüssige fachliche und technische Gesamtarchitektur zu treffen.
Neben internen Strukturen benötigen Projekte ein nach außen gerichtetes Stakeholdermanagement, um relevante Mitarbeiter und Unternehmensbereiche einzubinden. Es besteht aus klaren Kommunikationsplänen und bei großen Geschäftstransformationen (Transformationsprojekten) einem dedizierten Projektmarketing.
Großprojekte müssen die administrativen Rahmenbedingungen für eine effiziente Zusammenarbeit von Mitarbeitern unterschiedlicher Unternehmensbereiche und Dienstleister schaffen. Dazu gehört einerseits die physische und technische Infrastruktur (z.B. Räumlichkeiten und Dateiablagesysteme) sowie gemeinsame Arbeitsstandards (z.B. Präsentationsvorlagen), die in einem Projekthandbuch dokumentiert werden.
