Alle Projektdimensionen im Blick
Die Fähigkeit, große Transformationsprogramme und -projekte effektiv zu steuern und erfolgreich abzuschließen, ist essenziell, um Unternehmen mittel- und langfristig weiterzuentwickeln. Dies gilt insbesondere in Zeiten der Digitalisierung, die zu grundlegenden Veränderungen in allen Branchen führt.
Grundsätzlich sind im Projektmanagement vier unterschiedliche Perspektiven zu berücksichtigen. Während Linienverantwortliche die fachliche Perspektive und Projektexperten die methodische Perspektive im Blick haben, werden die kulturelle und politische Perspektive oft vergessen. Diese ganzheitliche Sicht auf ein Projektvorhaben ermöglicht der von Safaric Consulting entwickelte Ansatz der „verflixten sieben Säulen“ des Projektmanagements.
Vier Perspekiven des Projektmanagements
Fachliche Perspektive
- In den meisten Projekten liegt zwar viel fachliches Wissen über das eigene Unternehmen vor, es gibt aber nur wenige Mitarbeiter, die über den Tellerrand der eigenen Organisation hinausschauen.
- Wir helfen Ihnen das in der Projektorganisation vorhandene interne Wissen zu strukturieren und unterstützen Sie darüber hinaus mit unserem Expertenwissen aus Projekten bei anderen Unternehmen und den daraus abgeleiteten Best-Practice-Ansätzen.
Methodische Perspektive
- Das richtige Vorgehen ist in vielen Projekten der Schlüssel zum Erfolg. Mit unserer Erfahrung stellen wir sicher, dass in Ihrem Projekt das richtige Vorgehen verankert wird. Wir unterscheiden dabei zwischen traditionellen (z.B. Wasserfall, V-Modell), agilen (z.B. SCRUM, KANBAN) oder hybriden (z.B. geordnete Agilität) Vorgehensmodellen.
- Falls sinnvoll, ermöglichen wir auch einen Einsatz unterschiedlicher Vorgehensmodelle in parallelen (Teil-)Projekten.
- Bei sehr komplexen und hierarchisch verschachtelten agilen Projekten unterstützen unsere Experten Sie gerne bei der Verankerung eines Scaled Agile Frameworks (SAFe).
Politische Perspektive
- Die politische Perspektive von Transformationsprojekten wird häufig vernachlässigt oder sogar vergessen. Wir helfen Ihnen bei der Durchführung einer Stakeholderanalyse, damit wesentliche Interessen ausbalanciert und in Einklang gebracht werden.
- Durch Aufsetzen geeigneter Entscheidungsgremien und strukturierter Eskalationsmechanismen ermöglichen wir eine effiziente und nachhaltige Entscheidungsfindung.
- Bei sehr großen Projekten mit unterschiedlichen beteiligten Unternehmen und öffentlichem Interesse kann ein gezieltes Projektmarketing helfen, politischen Widerständen entgegen zu wirken.
Kulturelle Perspektive
- Ein dauerhaftes, aber wohldosiertes Change Management ist der Schlüssel zum Erfolg und stellt sicher, dass Ihre Organisation die Transformation mitträgt und sich nachhaltig verändert.
- Wir unterstützen Sie bei diesem Wandel, von der Durchführung eines Kultur-Workshops, über die Erarbeitung von Schulungskonzepten bis zur Erstellung und Umsetzung von Kommunikationsplänen.
- Teil des kulturellen Wandels kann auch sein, innerhalb des Unternehmens und des Projektteams eine Projektkultur zu etablieren und damit die Grundlage für ein erfolgreiches Zusammenspiel zwischen Projekt- und Linienorganisation zu schaffen.
Die verflixten sieben Säulen des Projektmanagements
Zwischen den einzelnen Perspektiven bestehen dabei eine Vielzahl von Wechselwirkungen und Abhängigkeiten. Jeder Projektleiter braucht daher eine Struktur, die ihn unterstützt, alle vier Perspektiven mit Hilfe konkreter Maßnahmen und Instrumente zu adressieren. Ausgehend von unserer langjährigen Projekterfahrung haben wir dazu die Struktur der „verflixten sieben Säulen“ des Projektmanagements entwickelt.
Jede Säule besteht dabei aus unterschiedlichen Bausteinen. Zusammen bilden sie das Fundament eines erfolgreichen Projektmanagements. Nicht jedes Projekt braucht alle Bausteine der „sieben verflixten Säulen“. Die einzelnen Bausteine müssen individuell an Ihr konkretes Vorhaben angepasst werden. In Abhängigkeit von Thema, Innovationsgrad, Komplexität sowie der Projektgröße und -laufzeit ändert sich die Ausprägung der einzelnen Bausteine.
Jedes Projekt benötigt einen Projektauftrag mit klaren und messbaren Zielen. Der sich daraus ergebene Projektumfang muss fixiert und bei Veränderungen bewusst gemanaged werden. Dabei sollte die Balance zwischen einem möglichst konstanten Umfang und der im Projektalltag nötigen Agilität, die nicht unter einem langwierigem Change-Request-Prozess leiden darf, bewahrt werden.
Projekte müssen strukturiert und vorausschauend geplant werden. Dabei muss abhängig vom Projektauftrag und der Unternehmenskultur das richtige Vorgehen festgelegt werden. Entlang der Planung muss der Projektfortschritt unter Berücksichtigung der projektinternen und -externen Abhängigkeiten sowie Risiken kontrolliert werden.
Um eine erfolgreiche Zusammenarbeit vom Vorstand als Projektsponsor, über Projekt- und Teilprojektleiter bis zum Sachbearbeiter als Mitarbeiter eines Teilprojektes abzusichern, benötigen Projekte eine klare Governance. Dazu gehört, dass die Verantwortlichkeiten und Aufgaben der einzelnen Projektrollen, die Organisationsstruktur und Gremien sowie Entscheidungs- und Eskalationsprozesse definiert sind.
Zur Umsetzung des Projektauftrags stehen personelle und finanzielle Ressourcen in begrenztem Umfang zur Verfügung. Die Aufgabe der Projektleitung ist es, die verfügbaren internen Mitarbeiter, das bereitgestellte Budget sowie die eingebundenen externen Partner und Dienstleister effizient und effektiv einzusetzen. Dies erfordert insbesondere bei Projekten mit einer langen Laufzeit und der damit verbundenen stetigen Veränderung der eingebundenen Personen ein dediziertes Wissensmanagement innerhalb des Projektteams.
Trotz des im Projektgeschäft üblichen Zeitdrucks und der meist knappen Ressourcen, wird von der Projektleitung eine hohe Qualität der entwickelten Lösungen und erzielten Ergebnisse erwartet. Es ist daher festzulegen, wie die Qualität kontrolliert (z.B. in IT-Projekten durch ein Testmanagement) und die Zielerreichung bzw. der Projekterfolg gemessen werden. Wesentlicher Garant für eine hohe Ergebnisqualität ist es, alle Entscheidungen mit Blick auf eine schlüssige fachliche und technische Gesamtarchitektur zu treffen.
Neben den nach innen gerichteten Strukturen benötigen Projekte ein nach außen gerichtetes Stakeholdermanagement, um relevante Mitarbeiter und Unternehmensbereiche einzubinden. Es besteht aus klaren Kommunikationsplänen und bei großen Transformationsprojekten einem dedizierten Projektmarketing.
Projekte müssen die administrativen Rahmenbedingungen für eine effiziente Zusammenarbeit von Mitarbeitern unterschiedlicher Unternehmensbereiche und Dienstleister schaffen. Dazu gehört einerseits die physische und technische Infrastruktur (z.B. Räumlichkeiten und Dateiablagesysteme) sowie gemeinsame Arbeitsstandards (z.B. Präsentationsvorlagen), die in einem Projekthandbuch dokumentiert werden.