Ein unternehmensweites Prozessmodell: Schlüssel zum Erfolg im Prozessmanagement
Ein klares und korrektes Prozessmodell ist der Ausgangspunkt für ein einheitliches Verständnis über die jeweiligen Aufgaben und Verantwortlichkeiten einzelner Fachabteilungen und ihrer Schnittstellen untereinander. Außerdem bildet es die Basis für eine einheitliche Sprache zwischen Fachseite und IT im Rahmen gemeinsamer Projekte (z.B. ERP-Transformationen oder CRM-Einführungen) und trägt damit signifikant zum Erfolg großer IT-Transformationen bei.
Herausforderungen beim Aufbau eines unternehmensweiten Prozessmodells
Um die genannten Vorteile zu realisieren und die Prozesse eines Unternehmens erfolgreich managen und optimieren zu können, ist ein einheitliches und aktuelles Prozessmodell eine Grundvoraussetzung. In unseren Projekten beobachten wir jedoch oft, dass Unternehmen die Aufwände zum Aufbau eines solchen Prozessmodells scheuen, was in Projekten zu Herausforderungen führt. Der Grund für diese Zurückhaltung ist die Komplexität, die der Aufbau eines konsistenten Prozessmodells mit sich bringt. Für diese Komplexität gibt es unterschiedliche Treiber:
- Fragmentierte und inkonsistente Prozessdokumentationen:
Häufig entstehen innerhalb eines Unternehmens viele einzelne Prozessdokumentationen aus unterschiedlichen Bereichen und Projekten, die zusammen kein einheitliches Modell ergeben und nur mit großem Aufwand zusammengeführt werden können. Ohne die Verknüpfung der einzelnen Dokumentationen ist es aber nahezu unmöglich, über ein zentrales Prozessmanagement alle Prozesse aktuell zu halten. - Definition stabiler Prozessebenen mit einheitlicher „Flughöhe“:
Oftmals fehlt die Erfahrung, um Standards zu definieren, die zu einem nachhaltig nutzbaren und stabilen Prozessmodell führen, welches nicht immer wieder überarbeitet werden muss. Ein wesentlicher Standard ist die Definition von Prozessebenen, also den Abstraktionsgraden, in denen Prozesse abgebildet werden sollen. Ohne einheitliche Prozessebenen lassen sich die verschiedenen Anwendungsfälle (vom Überblick über alle Prozesse des Unternehmens bis zur Schulung von Mitarbeitern) nicht mit einem Prozessmodell abbilden. - Zusammenspiel der funktionalen und der End-to-End-Sicht:
Prozesse können und sollten aus zwei verschiedenen Perspektiven betrachtet werden. Je nach Use Case ergibt entweder eine funktionale oder eine End-to-End-Sicht auf die Prozesse mehr Sinn. Diese beiden Sichten sinnvoll miteinander zu verweben, birgt eine komplexe Herausforderung.
Unser Ansatz bei Safaric Consulting
Wir von Safaric Consulting unterstützen Sie dabei, ein unternehmensweites Prozessmodell zu entwickeln, das alle Aspekte Ihrer Geschäftsprozesse abdeckt. Dank unserer langjährigen Erfahrung verfügen wir über ein bewährtes Referenzprozessmodell, das speziell auf Handels- und Konsumgüterunternehmen zugeschnitten ist. Es ermöglicht Ihnen, Ihre bestehenden Prozessdokumentationen schnell in eine übergreifende Struktur einzubetten und somit in sehr kurzer Zeit ein vollständiges Prozessmodell Ihres Unternehmens aufzubauen. Dabei betrachten wir stets zwei zentrale Perspektiven: die funktionale Sicht und die End-to-End-Sicht (E2E).
Die funktionale Sicht
- Funktionale Struktur: Prozessbereiche werden an den Funktionen des Unternehmens ausgerichtet, wie zum Beispiel Logistik, Controlling oder Einkauf.
- Vollständige Abbildung: Die funktionale Sicht ermöglicht eine vollständige und detaillierte Abbildung aller Unternehmensbereiche und Aufgaben, einschließlich selten durchgeführter Prozesse.
- Transparenz über Verantwortungen: Funktionale Modelle schaffen Klarheit über Verantwortlichkeiten. Beispielsweise liegt die Verantwortung für Einkaufsprozesse klar beim Einkauf.
- Schrittweise Erweiterung möglich: Das Modell kann schrittweise erstellt und erweitert werden, mit einem Fokus auf einzelne Funktionsbereiche. Vollständige funktionale Prozessmodelle sind sehr umfangreich und umfassen häufig über 400 Prozesse.
Die End-to-End-Sicht (E2E)
- Funktionsübergreifend: End-to-End-Prozesse sind funktionsübergreifend und orientieren sich an der Wertschöpfungskette eines Unternehmens.
- Fokus auf Kerngeschäft: Der Fokus liegt auf regelmäßig, meist mehrmals täglich durchlaufenen Prozessen, wie dem „Purchase-to-Pay“-Prozess. Dieser umfasst von der Warenbedarfsermittlung, über die Bestellung und den Wareneingang bis hin zur Bezahlung alle Prozessschritte der Warenbeschaffung. In Handelsunternehmen gibt es diesen Prozess meist in mehreren Varianten (z.B. Beschaffung auf Lager, Beschaffung per Strecke). Meist bilden ca. 15-20 solcher End-to-End-Prozesse die zentrale Wertschöpfung eines Unternehmens ab.
- Transparenz über Abhängigkeiten: End-to-End-Prozessmodelle bieten Transparenz über Abhängigkeiten zwischen unterschiedlichen Funktionen.
- Basis für Prozessoptimierungen: Die End-to-End-Sicht bietet eine gute Grundlage für ganzheitliche Geschäftsprozessoptimierungen, da sie das typische Silo-Denken einzelner Fachbereiche aufbricht.
Unser Vorgehen
Als Safaric Consulting haben wir bereits viele Handels- und Konsumgüterunternehmen dabei unterstützt, ein unternehmensweites Prozessmodell aufzubauen. Mit unserem etablierten Vorgehen ermöglichen wir es Ihnen, diesen normalerweise viele Monate dauernden Prozess in wenigen Wochen zu durchlaufen.
(ca. 2 Wochen)
Aufbauend auf den bereits existierenden Prozessdokumentationen führen wir Workshops durch, um die oberen Ebenen der funktionalen und der End-to-End-Sicht Ihres neuen unternehmensweiten Prozessmodells zu definieren.
(ca. 2 Wochen)
Die Grundlage für die anschließende Prozessaufnahme und -dokumentation bilden Leitplanken für die zu nutzenden Standards, Artefakte und Tools, die gemeinsam festgelegt werden.
(ca. 4 Wochen)
Die Aufnahme der ausgewählten Pilotprozesse erfolgt in Prozessworkshops mit Ihren Prozessexperten. Im Anschluss werden die Prozesse gemäß der definierten Standards in Ihrem BPMN-Tool dokumentiert und abgenommen.