Die moderne Unternehmens-IT steht aktuell vor vielen Herausforderungen, die aus dem Wandel der Rolle vom Dienstleister zum Treiber des Geschäfts entstehen. In unseren IT Health Checks sehen wir regelmäßig, dass die Herausforderungen unserer Kunden vielseitig sind und sich nicht auf eine feste Formel herunterbrechen lassen. Allerdings gibt es auch gemeinsame Themen, zu deren Lösung sich unternehmensübergreifende Best-Practices eignen.
Nachdem wir im ersten Teil dieses Blogbeitrags auf die Schaffung von Agilität, die Modernisierung der IT-Architektur und die Verbesserung der IT-Sicherheit geschaut haben, geben wir in der Fortsetzung einen Einblick in die Herausforderungen bei der Integration innovativer Technologien und der Effizienzsteigerung im IT-Betrieb.
Abgeschlossen wird der Beitrag von unserem Vorgehensvorschlag für die Erarbeitung nachhaltiger Modernisierungsinitiativen.
Herausforderung: Integration innovativer Technologien
Die Handelsbranche ist geprägt durch ihren intensiven Wettbewerb. Viele Unternehmen erhoffen sich durch die Integration technischer Innovationen eine Verbesserung des Kundenerlebnisses oder die Steigerung der Effizienz in den Prozessen. Die Erwartungen an die Unternehmens-IT wächst entsprechend, doch die tatsächliche Einführung neuer Technologien stockt oder geht über erste Ansätze nicht hinaus.
Ursachen:
Der Hauptgrund für den langsamen Integrationsprozess neuer Technologien liegt in der fehlenden Kompetenz in den Unternehmen. Die notwendigen Experten sind rar und entscheiden sich nur selten für den Einstieg in die IT-Abteilung eines Handelsunternehmens. Viele unserer Kunden geben allerdings auch an, dass sich der Business Case einfach (noch) nicht rechnet. Innovative Technologien müssen in der Regel unter Einbindung externer Experten umgesetzt werden, die zugehörige Infrastruktur muss angepasst oder aufgebaut werden und nach der Einführung muss der Betrieb organisiert sein.
Die Einführung neuer Technologien lohnt sich häufig erst dann, wenn dadurch mehrere oder größere Prozesse im Unternehmen über einen längeren Zeitraum unterstützt werden. In vielen Unternehmen scheitert die Integration innovativer Technologien allerdings an der Identifikation passender Prozesse, in denen diese Technologien gewinnbringend eingesetzt werden können. Während es stimmt, dass ein Großteil der Technologien noch nicht so weit ist, auf den Massenmarkt ausgerollt zu werden, hängt der Mangel an passenden Prozessen häufig auch mit der Trennung von technischen und fachlichen Experten in den Unternehmen zusammen. Während die technischen Experten die Prozesse nicht gut genug kennen, um Potenziale zu identifizieren, fehlt im Fachbereich meist das notwendige Verständnis für die Funktionsweise der Technologien.
Zielbild:
Studien zeigen, dass die Innovationskraft von Unternehmen maßgeblich mit der Unternehmenskultur zusammenhängt, welche wiederum stark mit der Organisation und Struktur verbunden ist. Organisationsstrukturen lassen sich nicht über Nacht ändern, ein guter Ansatz zur Stärkung der Innovationskraft ist die Bildung von interdisziplinären Teams. Dies ist bei modernen Ansätzen wie DevOps vorgesehen.
Zur Integration innovativer Technologien in das bestehende Technologieökosystem müssen darüber hinaus die notwendigen Kompetenzen im Unternehmen verankert werden. Hierbei empfiehlt sich der Aufbau interner Technologie-Kompetenzzentren sowie Schulungen im Fachbereich zur Schaffung eines Bewusstseins über die Chancen des Technologieeinsatzes. Wo die notwendigen Kompetenzen nicht schnell genug intern aufgebaut werden können, sollten diese extern beschafft werden. Hierbei empfiehlt sich der Aufbau von Kooperationen mit spezialisierten Partnern für eine nachhaltige Weiterentwicklung der Unternehmens-IT.
Die Einführung der Technologien muss sich an den Bedarfen der Fachbereiche orientieren, was eine umfassende Prozessanalyse (unter Einbeziehung der Fach- und Technologieexperten) bedeutet. Um das Verständnis der beteiligten Mitarbeiter zu fördern und Erfahrungen mit den Technologien zu sammeln, sollten kurzfristige Proof-of-Concepts umgesetzt werden. Als Vorgehensmodell eignet sich in diesem Bereich insbesondere das Prototyping.
Herausforderung: Effizienzsteigerung im IT-Betrieb
Es gibt nur wenige Budgets, die in den letzten Jahren so kontinuierlich gestiegen sind, wie die der Unternehmens-IT. Selbst in der Corona-Krise, in der viele Unternehmen wirtschaftlich stark unter Druck stehen, geben mehr als drei Viertel der Unternehmen in Deutschland an, dass sie ihre IT-Ausgaben aufgrund der Auswirkungen von Corona noch erhöht haben. Und dieser Wert wird in den kommenden Jahren weiter steigen.
Mit den Budgets steigen jedoch auch die Erwartungen. Kaum eine wesentliche Neuerung im Unternehmen kommt heute ohne technische Unterstützung aus. Das lässt die Größe und Komplexität der IT-Landschaft stetig wachsen. IT-Verantwortliche stehen vor der Herausforderung, hierbei den Überblick zu behalten und Ausgaben für ineffizienten Kostenblöcke zu reduzieren, ohne dabei wichtige Innovationen zu verpassen oder die Stabilität des Geschäfts zu gefährden.
Ursachen:
IT-Kosten setzen sich aus vielen verschiedenen Variablen zusammen und sind deshalb häufig schwer zu analysieren und entsprechend noch schwerer zu managen. Ein professionelles IT-Controlling ist daher die Voraussetzung, um Ausgaben an den richtigen Stellen optimieren zu können.
Des Weiteren tun sich viele Unternehmen immer noch schwer damit, Verantwortung in der langwierig aufgebauten IT-Abteilung wieder abzugeben, weshalb häufig der gesamte IT-Prozess (von der Betreuung der Infrastruktur, über die Entwicklung von Anwendungen, bis zum IT-Support) von den eigenen Mitarbeitern abgedeckt wird. Doch das ist nicht immer kosteneffizient. Moderne IT-Abteilungen sollten sich auf die Tätigkeiten fokussieren, die das Unternehmen weiterentwickeln.
Zielbild:
Ein effizientes IT-Kostenmanagement sollte den Digitalisierungsfortschritt des Unternehmens nicht ausbremsen und Budgets auf progressive Entwicklungen fokussieren. Daher ist ein strukturiertes und geplantes Vorgehen notwendig. Zuerst muss ein detaillierter Überblick über alle IT-Kosten geschaffen werden. Anschließend müssen Einsparungspotenziale ermittelt, priorisiert, umgesetzt und regelmäßig an die wechselnden Geschäftsszenarien angepasst werden. Hierfür ist ein professionelles IT-Controlling unabdingbar.
Zur Reduktion der Kosten sollten die verstärkte Nutzung von Standardsoftware sowie Vereinfachungen durch den Umstieg auf Cloud-Lösungen vorangetrieben werden. Des Weiteren sollten Optionen für das Outsourcing von Infrastrukturbetrieb und IT-Support-Aufgaben geprüft werden, wobei der Aufbau einer geeigneten Dienstleistersteuerung zu bedenken ist.
Vorgehen zur Entwicklung nachhaltiger Modernisierungsinitiativen
Wie eingangs beschrieben, sehen wir nicht in allen Unternehmen dieselben Herausforderungen. Ähnliche Herausforderungen können außerdem unterschiedliche Ursachen haben. Während einige unserer Kunden aktuell insbesondere mit konkreten operativen Problemen umgehen müssen, sehen andere ihre Herausforderungen insbesondere in der strategischen Weiterentwicklung. Häufig ist es aber eine Kombination von beidem. Für die Modernisierung der IT muss somit an erster Stelle eine ganzheitliche und gleichzeitig fokussierte Analyse des Status quo stehen, von der ein Zielbild und eine Roadmap abgeleitet werden können.
Analyse des Status quo
Die Analyse des Status quo umfasst die Aufnahme und Bewertung von Systemen, Prozessen, Ressourcen und Abhängigkeiten innerhalb der IT. Neben der Betrachtung vorliegender Prozessbeschreibung und Auswertung vorhandener Kennzahlen (was insbesondere auch die zugehörigen Kosten umfasst) sollte auch der Input von betroffenen Experten und Führungskräften eingeholt werden. Die Durchführung von strukturierten Fokusinterviews hat sich hierbei für uns als Methode bewährt. Zur Unterstützung der Identifikation von Handlungsfeldern und Risiken empfehlen wir außerdem den gezielten Abgleich mit Branchendaten und Best-Practices.
Entwicklung des IT-Zielbilds
Die Entwicklung des IT-Zielbilds umfasst die Festlegung der künftigen IT-Vision entlang der langfristigen Geschäftsstrategie und die darauf aufbauende Priorisierung der identifizierten Handlungsfelder und Risiken. Um die Entscheidungsfindung zu verbessern, empfiehlt sich die Definition und Bewertung unterschiedlicher Zielbildszenarien für ausgewählte Handlungsfelder (z.B. künftige IT-Architektur oder Verteilung des IT-Budgets).
Entwurf eines umsetzbaren Transformationsplans
Aufbauend auf den priorisierten Handlungsfelder kann ein Transformationsplan entworfen werden. Dieser enthält üblicherweise eine grobe zeitliche Planung der Maßnahmendetaillierung und Maßnahmenumsetzung. In Abhängigkeit von den vorliegenden Ergebnissen und Rahmenbedingungen sind hierbei Zeithorizonte zwischen 6 und 36 Monaten denkbar. Die frühzeitige Umsetzung kleinerer Maßnahmen, sogenannter Quick-Wins, hilft die Transformation ins Rollen zu bringen und fördert die Motivation. Kritische Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung der Maßnahmen sind insbesondere der rechtzeitige Aufbau notwendiger Fähigkeiten, die ausreichende Deckung des Kapitalbedarfs sowie die Sicherstellung der Unterstützung aus dem Top-Management.
IT Health Check
In unserem IT Health Check analysieren wir den Status quo Ihrer IT, um Ihnen Stärken und Schwächen im Vergleich zum Wettbewerb aufzuzeigen. Aufbauend auf unser bewährtes Best-Practice Rahmenwerk der digitalen IT-Strategie durchleuchten wir von Ihnen definierte Fokusbereiche und spiegeln diese gegen unsere Marktdaten und Erfahrungen. So erhalten Sie in 6 bis 8 Wochen einen Gesamtüberblick über den Zustand Ihrer IT sowie individuelle Empfehlungen für die Weiterentwicklung.
Unsere Kunden profitieren außerdem von unserem breiten Serviceangebot in den Bereichen DevOps, Agile IT und IT-Architekturen. Sollten Sie mehr über unsere Serviceangebote erfahren wollen, setzen Sie sich gerne mit einem unserer Experten in Verbindung.