Dr. Alexander Safaric Ansprechpartner: Ansprechpartner

Vorbereitung auf weitere Lockdowns

Unternehmen der Handels- und Konsumgüterbranche müssen sich darauf vorbereiten, dass es in den nächsten Monaten zu einem weiteren Lockdown im Zuge der Covid-19-Pandemie („Corona“) kommen kann.

Im Mittelpunkt der öffentlichen Diskussion steht aktuell, wie eine schrittweise Rückkehr zur Normalität gestaltet werden kann. Es gibt hierzu keine Erfahrungswerte, wodurch das Risiko besteht, dass einzelne oder im Extremfall alle Lockerungen wieder zurückgenommen werden müssen.

Für Unternehmen ist es daher zwingender Bestandteil eines professionellen Risikomanagements, den Ausnahmezustand der letzten Wochen strukturiert aufzuarbeiten und eine Strategie für einen möglichen weiteren Lockdown des öffentlichen Lebens und der Arbeitswelt zu entwickeln.

Dies muss sowohl auf Unternehmens- als auch auf Abteilungsebene erfolgen. Jede Führungskraft steht somit vor der Herausforderung, unter widrigen Umständen das Tagesgeschäft aufrechtzuerhalten bzw. wiederherzustellen und mit Blick in die Zukunft ein dediziertes Risikomanagement sicherzustellen.

Kritische Erfolgsfaktoren für ein vorausschauendes Risikomanagement

Aufnahme der Erfahrungen

Es sollte in einem Zeitraum von zwei bis drei Wochen eine strukturierte Aufnahme der Erfahrungen aus dem ersten Lockdown durchgeführt werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass bis zu einem weiteren Lockdown in wenigen Wochen bereits greifbare Erkenntnisse und Maßnahmenpläne vorliegen.

Unmittelbarer Start

Das vorbeugende Risikomanagement muss unmittelbar und somit noch aus dem Homeoffice heraus begonnen werden. Es darf nicht gewartet werden, bis sich wieder der reguläre Büroalltag eingestellt hat, weil der nächste Lockdown schon in wenigen Wochen kommen könnte.

Experten an einen Tisch

Es müssen alle für die Warenversorgung kritischen Stakeholder und Mitarbeiter zusammengebracht werden. Dazu muss die Expertise aller Führungsebenen sowie von Sachbearbeitern und Fachexperten an einen Tisch geholt werden. Dies ist wichtig, da der gewohnte Informationsaustausch zwischen den unterschiedlichen Hierarchieebenen in den letzten Wochen stark eingeschränkt war.

Inhaltlicher Fokus

Die aktuelle Situation erfordert, dass ein klarer inhaltlicher Fokus gesetzt wird. Es geht nicht darum, eine umfassende Analyse aller möglichen Themen durchzuführen, sondern mit Fokus auf die von einem Lockdown besonders betroffenen Arbeitsabläufe unmittelbar umsetzbare Optimierungsmaßnahmen zu identifizieren.

Inhaltliche Fokusthemen

Aus der Zusammenarbeit mit unseren Kunden haben sich vier Fokusthemen herauskristallisiert, die als Rahmenwerk für ein vorbeugendes Risikomanagement dienen können:

Technische Infrastruktur

Die Bereitstellung einer Infrastruktur, die ein effizientes Arbeiten aus dem Homeoffice ermöglicht, bildet die Basis für die erfolgreiche Bewältigung eines Lockdowns. Diese beginnt mit Voraussetzungen, die durch die IT-Abteilung geschaffen werden müssen (z.B. Bereitstellung von Laptops und VPN-Clients). Hinzu kommen Themen auf Abteilungsebene, wie z.B. die Sicherstellung der digitalen Ablage aller benötigten Dokumente. Jede Abteilung sollte daher für sich prüfen, ob sie die bereitgestellten Tools zur digitalen Zusammenarbeit bereits (effizient) nutzt.

Meetingstrukturen

Der Umstand, dass viele Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, stellt etablierte Meetingstrukturen vor Herausforderungen. Insbesondere Regeltermine mit vielen Teilnehmern sind virtuell häufig ineffizient und sollten daher umstrukturiert werden. Außerdem erfordert der Wegfall der informellen Abstimmungspunkte im Büroalltag häufig die Einrichtung zusätzlicher kurzer Abstimmungstermine.

Einsatzplanung und Mitarbeiterkompetenzen

Kurzarbeit, erhöhter Krankenstand und Zusatzaufwände für die Kinderbetreuung haben einen erheblichen Einfluss auf die verfügbaren Ressourcen. Um dennoch eine verlässliche Bearbeitung aller Aufgaben sicherzustellen, braucht es eine dedizierte Einsatzplanung der Mitarbeiter, die deren Kompetenzen und Fähigkeiten berücksichtigt. Es ist daher zu prüfen, ob alle dafür benötigten Inputs (z.B. Kompetenzübersichten) und Voraussetzungen (z.B. digitale Teamboards und Vertretungspläne) vorliegen.

Sonderprozesse

Technische Einschränkungen in den remote verfügbaren IT-Systemen und die operativen Herausforderungen eines Lockdowns machen Ausnahmeregelungen und Sonderprozesse erforderlich. Ausgehend von den Erfahrungen aus dem ersten Lockdown im März und April ist zu bewerten, ob einige der daraus erwachsenen Sonderprozesse stärker formalisiert werden können und aufgrund der aktuellen Situation zu einem „Standardprozess“ werden sollten.

Standardisierter Ansatz von Safaric Consulting

Aufbauend auf unserer langjährigen Branchenerfahrung und unseren aktuellen Kundenprojekten haben wir einen standardisierten Ansatz entwickelt, der Unternehmen die Möglichkeit bietet mit minimalem Ressourceneinsatz innerhalb weniger Tage ein vorbeugendes Risikomanagement zu etablieren. Unser Ansatz sieht drei Schritte vor, die je nach Größe des Unternehmens bzw. der Abteilung in 10 bis 15 Arbeitstagen durchlaufen werden können.

Schritt 1
Im ersten Schritt Initialisierung werden die Ziele und Rahmenbedingungen abgestimmt und gemeinsam alle benötigten Teilnehmer identifiziert.  Ferner wird unsere erprobter Ansatz auf den spezifischen Kundenkontext angepasst.

Schritt 2
Im zweiten Schritt führen wir eine Serie digitaler Workshops durch. Zunächst werden in Expertenworkshops die Herausforderungen identifiziert und Optimierungsmaßnahmen erarbeitet. Im Anschluss wird in einem „Führungskräfte Workshop“ der Maßnahmenplan finalisiert. Methodisch setzen wir auch in Zeiten von Homeoffice auf einen workshopbasierten Ansatz – jedoch in virtueller Form unter Nutzung von mit unseren Kunden erprobten digitalen Tools und Methoden. Dadurch wird die Zusatzbelastung für die Mitarbeiter minimiert und auf wenige fokussierte Termine beschränkt. Gleichzeitig halten wir die aktuellen Vorschriften und Empfehlungen zum Distanzhalten ein.

Schritt 3
Um sicherzustellen, dass der gemeinsam erarbeitete Maßnahmenplan auch umgesetzt wird, ist der dritte Schritt die Initiierung der Maßnahmenumsetzung mit einer dreigeteilten Zielsetzung. Erstens soll mit der Umsetzung der in den Workshops identifizierten Quick Wins begonnen werden. Zweitens wird ein Statustracking für alle weiteren Maßnahmen aufgesetzt, auf dessen Basis in den Folgewochen die Maßnahmenumsetzung überwacht wird. Drittens werden die Ergebnisse und damit insbesondere die erstellte Maßnahmenplanung an die verantwortlichen Führungskräfte und Mitarbeiter übergeben.

Cookie-Hinweis

Diese Seite nutzt Cookies und Technologien von Dritten, um ihre Dienste anzubieten und zu verbessern. Bitte bestätigen Sie, dass Sie mit der Nutzung dieser Technologien und der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für diese Zwecke einverstanden sind.

Cookies akzeptieren Einstellungen / Datenschutzhinweise
Einstellungen

Die von dieser Webseite verwendeten Cookies sind in zwei verschiedene Kategorien eingeteilt. Notwendige Cookies sind essentiell für die Funktionalität dieser Webseite, während optionale Cookies uns dabei helfen, das Benutzererlebnis durch zusätzliche Funktionen und durch Analyse des Nutzerverhaltens zu verbessern. Sie können der Verwendung optionaler Cookies widersprechen, was allerdings zu einer eingeschränkten Funktionalität dieser Webseite führen kann.

Cookies akzeptieren Nur notwendige Cookies akzeptieren Weitere Infos zu Cookies