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Mit einer objektiven Sicht zum erfolgreichen Projektabschluss

Strategische und komplexe Projekte erfordern ein großes Vertrauen zwischen den Sponsoren, der Projektleitungs- und Arbeitsebene. Ist das Vertrauen gestört, z.B. durch fehlende Transparenz, nicht erreichte Meilensteine oder Budgetüberschreitungen, empfiehlt sich ein Review des Vorhabens.

Anzeichen für einen Projekt-Review

Instabiler Projektumfang

  • Während zu Projektbeginn weitgehende Einigkeit zu Zielen und Inhalten herrscht, entwickeln diese sich insbesondere bei „Langläuferprojekten“ dynamisch weiter. Liegen die Meinungen über die Zielsetzung auf Sponsorenebene oder zwischen Sponsoren und Projektleitung zu weit auseinander, ist ein Zielabgleich erforderlich.
  • Führen unerwartete Komplexität, Budgetüberschreitungen oder fehlende Expertise zu einem Ausklammern von Themen, deutet dies auf eine instabile operative Projektbearbeitung hin.
  • Eine zu hohe als auch eine zu niedrige Anzahl von gestellten Change Requests kann ein Zeichen für ein unbalanciertes Anforderungsmanagement sein.

Unrealistische Zeitplanung

  • Mehrfache Terminverschiebungen, gerissene Meilensteine oder widersprüchliche Aussagen zum Projektfortschritt sind Anzeichen für eine instabile Zeitplanung.
  • Sind Sie misstrauisch, ob die definierte Meilensteinplanung gehalten werden kann, dann sollten Sie sich nicht auf ihr Bauchgefühl verlassen, sondern mit einem Projekt-Review strukturiert Daten und Fakten einholen.
  • Nur wenn Transparenz über den Bearbeitungsstand des Projekts, seinen Teilprojekten und Arbeitspaketen vorliegt, kann eine realistische Zeitplanung abgegeben werden.

Unkontrollierte Budgetüberschreitungen

  • Intransparenz über das abgerufene Budget oder drohende Budgetüberschreitungen sind Anzeichen für Mängel in der Projektplanung oder dem Budgetmanagement.
  • Viele Projekte sind bis unmittelbar vor der Überschreitung des Budgets noch im Plan, da es keinen professionellen Budgetforecast gibt. Die Budgetüberschreitung wird erst festgestellt, wenn das Budget schon ausgegeben ist.
  • Wurde bereits das Budget überschritten, sollte schnell Transparenz über die Projektplanung, anfallende Kosten und erfolgskritische Aufwände geschaffen werden.

Fehlendes Management von Abhängigkeiten und Risiken

  • Komplexe Projekte müssen eine Vielzahl von Abhängigkeiten adressieren. Werden projektinterne und -externe Abhängigkeiten und Risiken nicht oder zu spät erkannt, leidet die Reaktionsfähigkeit des Projektteams und Kontrollverlust droht.
  • Sind Risiken und Abhängigkeiten bekannt, werden aber von der Projektleitung heruntergespielt, so ist der gesamte Projekterfolg in Gefahr.

 

Unabhängig davon vor welcher Herausforderung ihr aktuelles Projekt steht, sollten Sie besonnen aber entschieden handeln. In den meisten Fällen ist es ratsam, das laufende Projektgeschäft zunächst fortzuführen und parallel einen Projekt-Review durchzuführen. Insbesondere bei strategisch wichtigen und komplexen Projekten ist eine externe Sicht hilfreich, um den Status des Projekts objektiv zu bewerten und von Einzelinteressen zu abstrahieren.

Vorgehen

Safaric Consulting setzt auf ein bewährtes Vorgehen zum Review von komplexen Projekten, als auch zum Review von mehreren parallelen Projekten (sog. Multi-Projekt-Review). Dabei erfolgt die Bewertung in der Regel entlang von vier Phasen:

Initiierung

Je nach Inhalt, Umfang, Komplexität und Fortschritt des Projekts werden in der Initiierungsphase die grundlegenden Rahmenbedingungen festgelegt.

  • Dabei werden mit den Sponsoren Ziele, Vorgehen, einzusetzende Ressourcen, Betrachtungsdimensionen und Methodik abgestimmt.
  • Je nach strategischer Bedeutung des Projekts und Brisanz der Gesamtsituation werden Vorgehen und Inhalte der Kommunikation abgestimmt.
  • Mit Abschluss der Initiierungsphase folgt die Einladung geplanter Termine (z.B. für Fokusinterviews oder Workshops). Je nach Projektstandort und Thematik können dabei physische als auch virtuelle Termine geplant werden.

Bestandsaufnahme

Aufbauend auf den Rahmenbedingungen wird das Projekt in einer strukturierten Bestandsaufnahme durchleuchtet.

  • Ausgangspunkt für die Bestandsaufnahme ist die Analyse klassischer Projektdokumente (z.B. Planungen, Status- und Fortschrittsreportings und Risikolisten) und der etablierten Gremienstrukturen.
  • Um ein breites und differenziertes Bild über die Projektsituation zu erlangen, setzen unsere Experten auf eine Reihe von Fokusinterviews mit den verantwortlichen Projekt- und Teilprojektleitungen als auch den Experten.
  • Aufbauend auf den Erkenntnissen der Fokusinterviews werden Workshops zu spezifischen Themen geplant.

Analyse und Bewertung

Die Erkenntnisse aus der Bestandsaufnahme analysieren unsere Experten mit ihrer langjährigen Erfahrung.

  • Bei der Analyse werden alle sechs Betrachtungsdimensionen berücksichtigt und unsere externe, objektive Sicht eingebracht.
  • Zu spezifischen Themen werden Workshops mit Projektverantwortlichen und Experten durchgeführt, um diese Themen zu vertiefen und gewonnene Erkenntnisse aus verschiedenen Perspektiven zu reflektieren.
  • Aufbauend auf den Ergebnissen leiten wir Handlungsempfehlungen ab. Wir betrachten dabei sowohl die inhaltliche und methodische als auch die politische und kulturelle Perspektive im Projekt.
  • Die abgeleiteten Handlungsmaßnahmen beziehen dabei sowohl kurzfristige Quick-Wins als auch mittel- und langfristige Maßnahmen mit ein, um das Projekt wieder in eine erfolgreiche Bahn zu lenken.

Zusammenfassung und Ergebnisbereitstellung

Nach Abschluss von Analyse und Bewertung folgt die Ergebnisbereitstellung und die gemeinsame Diskussion möglicher Handlungsmaßnahmen. Falls gewünscht setzen wir im Nachgang zum Projekt-Review gemeinsam mit Ihnen das Projekt neu auf und etablieren ein erfolgreiches Programm- oder Projektmanagement.

Mit einer objektiven Sicht zum erfolgreichen Projektabschluss

Strategische und komplexe Projekte erfordern ein großes Vertrauen zwischen den Sponsoren, der Projektleitungs- und Arbeitsebene. Ist das Vertrauen gestört, z.B. durch fehlende Transparenz, nicht erreichte Meilensteine oder Budgetüberschreitungen, empfiehlt sich ein Review des Vorhabens.

 

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